Alias email e caselle condivise Microsoft 365: differenze pratiche
Nelle PMI italiane che usano Microsoft 365, alias email e caselle condivise vengono spesso confuse o usate in modo intercambiabile. In realtà sono strumenti molto diversi, con usi specifici. Capire la differenza ti evita problemi di consegna, confusione tra dipendenti e spreco di licenze.
Cos’è un alias email in Microsoft 365
Un alias email è un indirizzo aggiuntivo associato a una casella esistente. Tutte le email arrivano nella stessa inbox, ma l’utente può inviare da indirizzi diversi. Esempi tipici:
- mario.rossi@azienda.it (casella principale)
- info@azienda.it (alias)
- commerciale@azienda.it (alias)
Un alias non richiede una licenza aggiuntiva — è incluso nella licenza esistente. Ogni utente Microsoft 365 può avere fino a 400 alias.
Cos’è una casella condivisa (Shared Mailbox)
Una casella condivisa è una mailbox indipendente accessibile da più utenti contemporaneamente. È ideale per:
- Caselle di reparto: info@, supporto@, ordini@
- Indirizzi gestiti da un team (es. ufficio commerciale con 3 persone)
- Archivi email condivisi tra colleghi
Le caselle condivise non richiedono una licenza aggiuntiva se la mailbox è sotto 50GB. Ogni membro del team autorizzato può leggere, rispondere e inviare da quell’indirizzo.
Differenze pratiche
- Alias: una sola persona accede, ideale per indirizzi personali multipli
- Casella condivisa: accesso multi-utente, ideale per team e reparti
- Login: alias non ha credenziali proprie; casella condivisa sì (ma normalmente disabilitato)
- Calendario: le caselle condivise hanno un calendario condiviso, gli alias no
Quando usare quale
- Vuoi che Mario risponda anche da “info@”? → Alias
- Vuoi che tutto il team commerciale gestisca ordini@? → Casella condivisa
- Hai bisogno di un archivio email condiviso tra più persone? → Casella condivisa
Errori comuni da evitare
- Usare un alias quando serve una casella condivisa (nessuno vede le risposte degli altri)
- Creare una casella condivisa con licenza utente separata (inutile e costoso)
- Non configurare “Invia come” sulla casella condivisa (le risposte escono dall’indirizzo personale)
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