Come evitare perdita email durante migrazione provider
La migrazione a un nuovo provider email è un momento critico: se non eseguita correttamente, rischi di perdere email in arrivo durante il cambio, di avere giorni di disservizio o di ritrovarti con caselle incomplete. Ecco come farlo senza perdere nulla.
Perché si perdono email durante una migrazione
Il problema principale è il TTL dei record MX: il tempo che i server DNS impiegano a propagare la modifica. Durante questa finestra (che può durare da poche ore a 48 ore), alcune email vengono consegnate al vecchio server, altre al nuovo. Se non gestisci entrambi contemporaneamente, alcune email spariscono.
Piano in 7 passi per una migrazione senza perdite
Passo 1: Abbassa il TTL dei record MX in anticipo
Almeno 48 ore prima della migrazione, abbassa il TTL del record MX a 300 secondi (5 minuti). Questo riduce drasticamente il tempo di propagazione quando cambierai il record MX.
Passo 2: Configura il nuovo provider prima del cambio MX
Crea tutti gli account sul nuovo provider, verifica che funzionino, configura SMTP e IMAP. Non cambiare ancora il DNS.
Passo 3: Esporta i dati dal vecchio provider
Prima di tutto, esporta le email esistenti in formato PST (Outlook) o MBOX. Questo è il tuo backup.
Passo 4: Importa lo storico nel nuovo provider
Importa PST/MBOX nel nuovo provider prima del cutover. Così i dipendenti troveranno lo storico subito.
Passo 5: Cambia il record MX
Modifica il record MX per puntare al nuovo provider. Grazie al TTL basso, la propagazione sarà rapida.
Passo 6: Mantieni il vecchio server attivo per 48-72 ore
Non spegnere il vecchio server subito. Alcune email potrebbero ancora arrivarci durante la propagazione DNS. Controlla le caselle vecchie per 2-3 giorni.
Passo 7: Aggiorna SPF, DKIM, DMARC
Aggiorna tutti i record DNS email per il nuovo provider. Testa l’invio con mail-tester.com.
Errori comuni da evitare
- Cambiare MX senza abbassare prima il TTL
- Non esportare lo storico prima della migrazione
- Spegnere il vecchio server il giorno stesso del cambio
- Non aggiornare SPF/DKIM (le email outbound finiscono in spam)
- Non testare la ricezione prima di comunicare il cambio ai clienti
Stai pianificando una migrazione email a Microsoft 365 o a un nuovo provider? GiBiLogic a Brescia gestisce migrazioni email aziendali con zero downtime. Contattaci per un preventivo.