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Alias email e caselle condivise Microsoft 365: differenze pratiche

Nelle PMI italiane che usano Microsoft 365, alias email e caselle condivise vengono spesso confuse o usate in modo intercambiabile. In realtà sono strumenti molto diversi, con usi specifici. Capire la differenza ti evita problemi di consegna, confusione tra dipendenti e spreco di licenze.

Cos’è un alias email in Microsoft 365

Un alias email è un indirizzo aggiuntivo associato a una casella esistente. Tutte le email arrivano nella stessa inbox, ma l’utente può inviare da indirizzi diversi. Esempi tipici:

  • mario.rossi@azienda.it (casella principale)
  • info@azienda.it (alias)
  • commerciale@azienda.it (alias)

Un alias non richiede una licenza aggiuntiva — è incluso nella licenza esistente. Ogni utente Microsoft 365 può avere fino a 400 alias.

Cos’è una casella condivisa (Shared Mailbox)

Una casella condivisa è una mailbox indipendente accessibile da più utenti contemporaneamente. È ideale per:

  • Caselle di reparto: info@, supporto@, ordini@
  • Indirizzi gestiti da un team (es. ufficio commerciale con 3 persone)
  • Archivi email condivisi tra colleghi

Le caselle condivise non richiedono una licenza aggiuntiva se la mailbox è sotto 50GB. Ogni membro del team autorizzato può leggere, rispondere e inviare da quell’indirizzo.

Differenze pratiche

  • Alias: una sola persona accede, ideale per indirizzi personali multipli
  • Casella condivisa: accesso multi-utente, ideale per team e reparti
  • Login: alias non ha credenziali proprie; casella condivisa sì (ma normalmente disabilitato)
  • Calendario: le caselle condivise hanno un calendario condiviso, gli alias no

Quando usare quale

  • Vuoi che Mario risponda anche da “info@”? → Alias
  • Vuoi che tutto il team commerciale gestisca ordini@? → Casella condivisa
  • Hai bisogno di un archivio email condiviso tra più persone? → Casella condivisa

Errori comuni da evitare

  • Usare un alias quando serve una casella condivisa (nessuno vede le risposte degli altri)
  • Creare una casella condivisa con licenza utente separata (inutile e costoso)
  • Non configurare “Invia come” sulla casella condivisa (le risposte escono dall’indirizzo personale)

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